忘年会。社会人にとって１年の締めとも言える年内最後の大仕事といえば、忘年会ですよね。「たかが飲み会でしょ？」と思う人もいるかもしれませんが、同期だけの仲良し飲み会とは違って、先輩・上司も参加するため仕事同様、あるいはそれ以上に気を遣う場面でもあるのです。
特に、幹事に抜擢されてしまったらやることが山積みです！どうやって案内を出すのか、余興などはどうすればいいのか…初めて幹事を任された人は分からないことだらけだと思います。
そこで、今回は案内文の書き方や例文、また余興やゲームについてまとめてみました。
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◆忘年会の幹事になってしまったら
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忘年会の幹事をする場合、まずはお店を選ぶところから始めましょう。
年末、忙しい業務の中行われる忘年会。お店の場所は会社から近い方が良いです。
仕事が押して開始時間ギリギリになってしまったり、残業などで遅れて参加する人もいたりするので、できるだけ会社の近くのお店を選びましょう。帰りのことを考えると、駅にも近ければなお良いですね。
そして、余興やゲームを行うことが多いので、個室または貸し切りにできるお店を選ぶのもポイントです。折角の忘年会なのに、他のお客さんのことが気になって楽しめなければ意味がありませんからね。
最後に、飲み放題やコース料理など、忘年会にふさわしいメニューがあるかどうか、事前にインターネットの口コミサイトなどで確認しておきましょう。
実際にお店の予約をするのは参加人数が確定した後になるので、この段階では良さそうなお店を4，5軒選ぶだけでOKです。
メニューの内容や量についてはネットの情報だけでは不確かなので、実際に足を運んで下調べをするのもいいかもしれませんね。
◆案内の例文やメールの出し方など
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さて、忘年会のおおよその日時とお店が決まったら、社内の人に向けて案内状を出さなければなりません。
最近では連絡事項があれば社内メールを使って一斉送信することがほとんどだと思うので、メールでの案内についてご説明します。
◇忘年会の案内状を書くときのポイント
・不必要な情報は書かない。
・短く簡潔に。
・場所／日時／会費などの大事な情報は太字や箇条書きなどにして目立たせる。
この３つのポイントに気をつけて書きます。
【例文】
件名：忘年会のお知らせ
「本年度の忘年会について日時、場所が決定致しましたので、ご案内申し上げます。
＜日時＞ 12月16日（金）19：00～
＜場所＞ 「鶏魚太郎」
アクセス方法：JR○○駅南口から徒歩１分
（地図などのURLがあれば添付する）
＜会費＞ 男性4000円／女性3500円
出欠のご連絡、ご質問などは12月8日までに今回の幹事 小林までお知らせ下さい。宜しくお願いします。
総務部：小林
電話（携帯）：080-×××……
E-mail：○○○＠×××.jp」
これはメールの例ですが、社内メールがない場合はプリントして回覧として社内に回します。その際はお店の雰囲気が分かる写真や、楽しいイラストなどを載せることもできます。
参加する人が知りたい情報を分かりやすく伝えるということを心がけて自分なりの案内状を作ってみて下さいね。
◆忘年会での余興や景品について
忘年会に付き物なのは「余興」です。特に景品がもらえるゲームなどは盛り上がります。
ではどんな定番の余興はどんなものがあるのでしょうか？
◇忘年会の余興の定番「ビンゴゲーム」
忘年会はどこかのお店で行われるものですので、あまり大がかりな余興はできません。また、歌やダンスなどの出し物も、年末で忙しい社員にとっては大きな負担となります。
そこで、ビンゴゲームは特別な道具を準備する必要がなく、皆がルールを知っているため、忘年会で人気の余興となっています。
ビンゴで使うビンゴカードは100円均一のお店やネットで買えます。ネットでは数字の代わりに動物や野菜などのイラストが描いてある、ちょっと変わったビンゴカードもあります。お馴染みのビンゴを工夫してもっと盛り上げたいという人は使ってみて下さい。
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◇忘年会で人気がある景品
余興やゲームが決まったら、次は景品を準備しなければなりませんね。
最近の人気の景品はやはり家電製品です。家電製品と言っても、大きいものではなく、仕事の時に使えるデスク用家電が人気です。また、女性が多い職場であれば、キッチンの便利グッズなども喜ばれるようです。
予算や人数に応じて選んでみて下さいね。
いかがでしたか？
初めての幹事は色々と大変かもしれませんが、前もって少しずつ準備しておけば大丈夫です。ぜひ参考にして、盛り上がる忘年会を企画してください！
